PREPARING
SUDDEN PRESENTATION
( Menyiapkan
Presentasi Mendadak )
Presentasi
merupakan satu bagian tak terpisahkan dari kegiatan kita sebagai peneliti.
Dengan presentasi, kita berusaha mengkomunikasikan ide kita secara langsung
kepada pendengar yang berarti juga pada komunitas ilmiah (thought collective).
7 tips agar anda sukses dalam presentasi
Point 1 : Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara
inkonvensional (tidak lazim), tapi sampaikan presentasi yang “berisi” agar bisa
difahami oleh pendengar.
Hal yang sangat penting dalam memberikan presentasi, adalah
kemampuan persuasi dari materi yang disajikan. Hindarkanlah memakai trik atau
cara inkonvensional yang kurang perlu, agar tidak mengurangi reliability dari
materi yang disampaikan. Jika pendengar presentasi anda terdiri dari para
ekspert, presentasi yang bersifat “menyerang”, “straight”, “smash” lebih
efektif. Sebalikya, jika cara presentasi anda terlalu bertele-tele, berakibat
menurunnya konsentrasi ekspert pendengar yang berusaha memahami penelitian
anda. Untuk meningkatkan reliability, tidak ada jalan lain kecuali meningkatkan
mutu dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu, sebelum melakukan presentasi,
diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai materi yang akan disajikan.
Salah satu cara yang sering ditempuh, adalah memberikan
penekanan pada isi yang dianggap penting. Misalnya mengatakan “Temuan yang
paling penting dalam penelitian ini adalah ….”, selanjutnya diikuti dengan
penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain misalnya dengan beberapa kali
memperlihatkan data yang penting, agar pendengar memberikan perhatian lebih
terhadap data tsb. Dengan cara tersebut, ide anda dapat tersampaikan secara
efektif pada pendengar.
Point 2 : Faktor penting dalam presentasi adalah
keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat difahami oleh pendengar
Dalam presentasi, sangat penting bahwa ide yang disampaikan
dapat difahami secara keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu, saat menyiapkan
slide, pada bagian awal jelaskan item-item apa saja yang akan dibahas. Selanjutnya
jelaskan secara detail masing-masing item tersebut. Hal yang sama dilakukan
juga saat menjelaskan tiap item/sub bahasan. Pertama-tama jelaskan secara
singkat hal apa saja yang akan dibahas, baru diikuti dengan penjelasan detail
masing masing sub bahasan.
Misalnya anda ingin menjelaskan karakteristik metode yang
anda teliti. Pertama-tama jelaskan ada berapakah karakteristik dari metode tsb.
Setelah itu, diikuti dengan menjelaskan masing-masing karakteristik tersebut
secara berurutan dan terstruktur.
Jika anda menjelaskan hasil eksperimen, pertama-tama
jelaskan bagian terpenting dari hasil tersebut dengan kalimat yang sederhana
dan mudah ditangkap. Baru kemudian siapkan slide yang menjelaskan secara detail
karakteristik hasil yang diperoleh.
Dengan membuat slide terstruktur seperti ini, saat anda
menyampaikan presentasi, ide keseluruhan/outline dengan sendirinya akan
dijelaskan pada awal dari slide presentasi. Misalnya“Pada metode ini ada
tiga karakteristik yang penting. Ketiga hal tsb. masing-masing A, B dan C.
Penjelasan selengkapnya dari ketiga karakteristik tersebut adalah sebagai
berikut. …… “.
Point 3 : Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk
mengulas kembali point-point penting yang dipresentasikan
Pada slide terakhir, sangat dianjurkan untuk mengulas
kembali bagian-bagian penting yang perlu “digarisbawahi”. Anda dapat
mengawalinya dengan kalimat sbb. “Demikian
telah kami jelaskan penelitian mengenai W. Sebelum menutup presentasi ini, kami
ingin mengulang kembali beberapa hal dan temuan penting dalam penelitian ini”. Untuk menjelaskan per point, anda
dapat memakai kalimat misalnya sbb. “Pada
studi ini, ada tiga temuan penting, yaitu X, Y dan Z.” Diikuti dengan menjelaskan
masing-masing X, Y dan Z. Pemakaian kata “tiga” pada kalimat di atas, yang
menunjukkan “banyaknya point” akan sangat membantu pendengar untuk memahami dan
mengingat hal-hal yang akan disampaikan.
Dalam penyampaian tsb., anda perlu
memikirkan cara pengungkapan yang paling jitu, dan paling berkesan (chikara wo
ireta hanashi-kata), akan tetapi tidak jangan sampai terkesan tergesa-gesa.
Fikirkan dengan sebaik-baiknya point-point penting mana yang akan anda
sampaikan.
- Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan suatu metode, maka point
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
- Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan suatu metode, maka point
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
- Misalnya anda ingin menyampaikan hasil yang menarik dari
suatu eksperimen,
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.
Yang manapun yang akan anda sampaikan, anda harus membuat
alur cerita yang logis, dengan menyampaikan data yang dapat meyakinkan
pendengar. Data seperti ini janganlah ditampilkan secara tiba-tiba pada slide
yang terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur presentasi.
Penyampaian pada slide terakhir harus bersifat hanya
sebagai ulangan. Kalau pada slide terakhir tersebut anda justru menampilkan
hasil eksperimen yang sama sekali baru dan belum pernah diperkenalkan pada
slide sebelumnya, justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam menangkap
bagian penting presentasi anda.
Point 4 : Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal
yang menarik. Siapkan beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan pada
pendengar.
telah dibuat tentang tema-tema VR, simulasi virtual
endoscopy, dsb. Bisa juga demonstrasi dalam bentuk peragaan alat yang telah
dibuat dsb.
Anda dianjurkan agar dalam presentasi (di tengah atau
akhir) dapat menyajikan demonstrasi software atau menunjukkan cara kerja alat
yang telah dibuat. Demonstrasi yang memakai animasi, moving picture, akan
memberikan sentuhan tersendiri yang efektif bagi peningkatan kualitas
presentasi. Hal ini akan membuat pendengar lebih yakin atas hasil eksperimen
yang telah anda jelaskan.
Jika tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada
metode, pada bagian demonstrasi, tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact
kuat atas hasil eksperimen. Jangan lupa, sebelumnya anda perlu jelaskan secara
lisan kepada pendengar, bahwa anda akan memperlihatkan sebuah demonstrasi. Hal
ini penting karena akan membuat perhatian pendengar terfokus pada demo yang
akan anda perlihatkan.
Biasanya cukup 1 jenis demonstrasi saja yang diperlihatkan.
Akan tetapi, untuk mengantisipasi terjadinya kegagalan, sebaiknya disiapkan
beberapa jenis demonstrasi yang memiliki karakteristik berlainan, sekitar 2
sampai 4. Dengan demikian anda memiliki kesempatan memilih jenis demonstrasi
mana yang akan anda sampaikan dengan memperhatikan reaksi pendengar, dan juga
ada cadangan sekiranya salah satu dari demonstrasi tersebut gagal. Jika anda
masih punya cukup waktu, tentu saja anda dapat memperlihatkan semua demonstrasi
yang telah disiapkan.
Agar anda tidak lupa timing untuk memperlihatkan
demonstrasi tersebut, bisa juga disiapkan 1 slide dengan tulisan sederhana
“video”, sekedar untuk mengingatkan anda bahwa saat tsb. waktunya untuk
menampilkan video (atau demonstrasi software) kepada pendengar.
Point 5: Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam
menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa berjalan lambat, anda perlu
untuk meringkas materi yang disajikan.
Biasanya waktu untuk presentasi dibatasi, sehingga untuk
menyampaikan materi penelitian, anda perlu memperhatikan pembagian waktu untuk
tiap slide. Terutama sekali presentasi di seminar, conference maupun interview
pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas waktu yang ditetapkan akan
berakibat kurang baik pada penilaian.
Jadi, rancanglah pembagian waktu untuk tiap hal yang akan
disampaikan. Jika presentasi ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah
bagian-bagian yang dapat diringkas, sehingga presentasi dapat berakhir sesuai
pada waktu yang direncanakan. Untuk hal ini, saat anda membuat persiapan
presentasi, urutkan prioritas hal yang tertulis pada slide, sedemikian hingga
bagian atas pada suatu slide berisi hal yagn paling penting, semakin ke bawah
prioritasnya lebih rendah daripada yang di atas. Hal ini akan membantu anda
saat harus melewati bagian-bagian yang tidak penting, yaitu yang berada di
bagian bawah, agar presentasi selesai tepat waktu.
Hal penting yang tidak boleh dilupakan adalah anda harus
memperhitungkan terlebih dahulu, waktu untuk memperlihatkan demonstrasi dan
waktu untuk tanya jawab.
t = total waktu yang diberikan pada anda
- waktu untuk tanya jawab
- waktu untuk demonstrasi
Hasil pengurangan tsb. adalah t, yaitu sisa waktu yang anda
pergunakan untuk menyiapkan slide presentasi. Dari slide presentasi tsb. anda
bagi ke dalam beberapa blok, dan alokasikan waktu t tersebut ke dalam tiap
blok. Jika anda tidak dapat memperkirakan jatah waktu tiap blok, maka cobalah
untuk presentasi sambil mengukur waktu untuk tiap blok. Dengan demikian anda
akan dapat memperkirakan, berapa waktu yang diperlukan untuk masing-masing
blok, dan seterusnya aturlah sebagaimana dijelaskan di atas.
Selanjutnya, jika hal di atas terjadi dan anda harus
men-skip slide, sampaikan pada audience, misalnya “Karena keterbatasan waktu, rencana
presentasi ini
sedikit saya ubah….”. (少し予定を変更して…). Hal ini memberikan kesan yang jauh lebih baik daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu dalam pembicaraan.
sedikit saya ubah….”. (少し予定を変更して…). Hal ini memberikan kesan yang jauh lebih baik daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu dalam pembicaraan.
Point 6: Perlunya berlatih presentasi di depan teman/kolega
Jika seseorang belum terbiasa melakukan presentasi, dan tiba-tiba
diharuskan memberikan presentasi pada seminar atau forum resmi, seringkali ybs.
gagal dikarenakan kata-kata macet di tengah-tengah, atau penjelasan yang
diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini, bagaimana pun
bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tsb. akan membuat pihak
pendengar presentasi anda menjadi kurang percaya dan sulit untuk menerima
argumen anda.
Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada jalan lain
kecuali berlatih presentasi berulang kali. Ajaklah teman anda di lab. sebagai
sparring partner. Mintalah agar dia bersedia menjadi pendengar, dan berlatihlah
seolah-olah anda berada pada situasi formal yang sebenarnya. Sebaiknya teman
yang dipilih adalah orang yang terbiasa melakukan presentasi. Dengan demikian,
dia cukup berpengalaman untuk dapat melihat sisi-sisi lemah yang perlu
dikoreksi, maupun memberikan masukan bagi presentasi anda.
Lakukan latihan ini berulang-ulang sampai teman anda tidak
dapat menemukan kelemahannya. Jika anda belum terbiasa melakukan presentasi,
sekurang-kurangnya anda harus berlatih tiga kali. Perbaikilah slide anda jika
ada kritikan terhadap urutan slide maupun kekuranglengkapan lay out presentasi.
Usahakan agar anda dapat merekam latihan presentasi tsb., agar anda dapat
meneliti kembali hal-hal mana yang perlu dikoreksi. Karena latihan seperti ini
karena makan waktu beberapa hari, maka sebaiknya anda mulai berlatih sejak 3
minggu sebelum hari-H.
Salah satu manfaat berlatih presentasi di depan orang ini
adalah meningkatkan rasa keberanian dan percaya diri anda. Tidak ada obat untuk
menumbuhkan keberanian dan rasa percaya diri selain membiasakan diri berbicara
dan berpendapat di depan umum.
Point 7 : Cek lah projector sebelum melakukan presentasi
Tidak ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide atau
demo software, jika anda tidak dapat mempresentasikannya pada hari H. Jangan
sampai presentasi anda gagal hanya gara-gara alat tidak dapat bekerja dengan
baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi, periksalah
apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang diharapkan.
Jika untuk presentasi tersebut, anda harus meminjam
projector, periksalah spesifikasi dan cara instalasinya. Selanjutnya, datanglah
lebih awal daripada jadwal presentasi, dan periksalah sekali lagi apakah alat
tersebut bekerja dengan benar. Ini untuk mengantisipasi, bila terdapat
kerusakan, anda masih memiliki waktu untuk memperbaiki atau mencari alternatif
solusi yang lain.
Saat anda men-set tampilan proyektor,
sebaiknya jangan memakai slide-slide yang akan dipresentasikan. Disarankan
untuk menyiapkan beberapa slide yang berfungsi sebagai “test-pattern” di
halaman-halaman awal file presentasi anda.
Tips-tips dalam presentasi penelitian adalah catatan
Prof.Hasegawa (Chukyo Univ) disampaikan ke anggota lab. Rangkuman tsb.
bersumber dari artikel di Bio Nikkei business bulan November 2001, dan
dimodifikasi berdasarkan pengalaman beliau sebagai peneliti di bidang medical
imaging.
0 komentar:
Posting Komentar